2016 befragte der DDIV Immobilienverwaltungen zum Stand der Digitalisierung in ihren Unternehmen. Zweieinhalb Jahre später möchten wir erfahren, was sich verändert hat. Halten neue Technologien Einzug, haben sich Geschäftsprozesse durch die Digitalisierung verändert? Implementieren Sie neue Systeme und Anwendungen? Was für Probleme treten in diesem Zusammenhang auf? Wie ist das Zusammenspiel mit bewährten und neuen Dienstleistern?

Hierzu möchten wir Ihnen und uns neue Erkenntnisse liefern und zudem eine neue Bestandsaufnahme vornehmen. Ermöglichen Sie sich selbst einen branchenspezifischen Vergleich zum Stand der Digitalisierung, und kommunizieren Sie Ihre Herausforderungen auf dem Weg zur Immobilienverwaltung 4.0. Nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit, um unsere Fragen zum aktuellen Digitalisierungsfortschritt, den noch vorhandenen Defiziten sowie den verwendeten Schnittstellen zu beantworten – und schaffen Sie die Grundlage für einen erfolgreichen Fortbestand Ihres Unternehmens.

Die Umfrage läuft bis zum 2. Dezember 2018. Ihre Daten werden selbstverständlich anonym erhoben und ausschließlich im Rahmen der Erhebung ausgewertet.

Im Gesetz zur Änderung des Akkreditierungsstellengesetzes und der Gewerbeordnung (BT-Drs.: 19/3373), das der Bundestag Mitte Oktober verabschiedete, wurden auch Regelungen zur Weiterbildungspflicht für Wohnimmobilienverwalter spezifiziert.

In einem sogenannten „Omnibusverfahren”, bei dem änderungsbedürftige Regelungen im Rahmen eines ohnehin anstehenden Gesetzgebungsverfahrens angepasst werden, wurde die Weiterbildungspflicht für Wohnimmobilienverwalter in der Gewerbeordnung (GewO) spezifiziert. Durch eine Anpassung des Gesetzes zur Änderung des Akkreditierungsstellengesetzes und der Gewerbeordnung (BT-Drs.: 19/3373) in § 34c Abs. 2a GewO wird zukünftig auf „Kalenderjahre” statt „Jahre” abgestellt. Zudem wird der Beginn des Weiterbildungszeitraumes auf den „1. Januar des Kalenderjahres, in dem die Gewerbeerlaubnis erteilt wurde oder die weiterbildungspflichtige Tätigkeit durch eine unmittelbar bei dem Gewerbetriebenden beschäftigte Person aufgenommen wurde” festgesetzt.

Eine weitere Änderung bezieht sich auf die sogenannte „Genehmigungsfiktion”. Sie besagt nun, dass die Gewerbeerlaubnis als erteilt gilt, wenn die zuständige Behörde nicht innerhalb einer Frist von drei Monaten über den Antrag entschieden hat (§ 6a Abs. 1 GewO). Zudem wurden kleinere redaktionelle Fehler behoben. Das Gesetz wird aller Voraussicht nach am 23. November vom Bundesrat verabschiedet.

Die Änderungen zur Weiterbildungspflicht haben nur klarstellende Wirkung und wurden vom DDIV bereits in der Mitte Oktober aktualisierten Fassung der DDIV-Broschüre zur Berufszulassungsregelung und Weiterbildungspflicht aufgenommen. Die Broschüre beantwortet auf 16 Seiten zahlreiche Fragen zum Umgang mit der Erlaubnis- und Weiterbildungspflicht und gibt einen Überblick über die praktischen Änderungen. Die Broschüre ist als pdf-Dokument für Mitgliedsunternehmen der DDIV-Landesverbände im » DDIV-Intranet, bei den Landesverbänden oder direkt beim DDIV beziehbar.

Von der großen Bühne in den DDIVnewsletter: In unserer Reihe stellen wir die drei Preisträger bei der Wahl zum Immobilienverwalter des Jahres 2018 im Interview vor. Den Auftakt macht Marcus Herrmann, Geschäftsführer der Apropos-Service GmbH. Er erläutert, welche Bedeutung die Auszeichnung hat und wie er die Branche für die Zukunft aufgestellt sieht.

Herr Herrmann, haben Sie in Ihren Büroräumen einen Platz für den Pokal gefunden?

Sowohl der Pokal als auch die Urkunde haben einen schönen Platz gefunden. Nach dem Umzug in unsere neuen Räumlichkeiten erhalten beide einen Ehrenplatz.
 
Was bedeutet Ihnen und auch den Mitarbeitern diese Auszeichnung?

Die Auszeichnung zeigt uns allen, dass es sich lohnt neue Wege zu gehen. Es ist eine Wertschätzung der geleisteten Arbeit aller Beteiligten und eine Belohnung für den nicht immer einfachen Weg.
 
Wie haben Ihre Kunden und Partner reagiert?

Viele unserer Partner haben uns gratuliert und waren zum Teil erstaunt, dass wir mehr als „nur” die klassische Verwaltung ausführen. Auch für Kunden ist es eine Bestätigung, die richtige Wahl getroffen zu haben.
 
Die VR Immobilienmanagement GmbH entstand aus einer Immobilienverwaltung und einer Bank – wie kam es zu diesem innovativen Ansatz?

Bereits 2015 entstand die Abteilung Hausverwaltung bei der VR Betriebsservice GmbH. Als innovatives Geschäftsfeld der VR Bank wurde so auf den schwierigen Markt reagiert. Denn es ist nicht einfach eine Hausverwaltung aufzubauen, sie richtig am Markt zu platzieren und den Qualitätsansprüchen der Kunden gerecht zu werden. Kunden wollen einen Mehrwert und das Verwaltergeschäft verändert sich stark. Aus diesen Gründen haben sich die VR Hausverwaltung und die Apropos-Service GmbH dafür entschieden den Weg gemeinsam zu gehen und alle Synergien sowohl für uns als auch für unsere Kunden zu nutzen.
 
Mit dem „PrivatSekretär” bieten Sie auch Leistungen außerhalb des klassischen Verwaltergeschäfts an. Wie wirkt sich das auf die Kundenbindung aus?

Für unsere Kunden ist es sehr wichtig vieles aus einer Hand zu erhalten. Heutzutage wünscht man sich bestenfalls einen Ansprechpartner für alle Belange. Durch unser Konzept können wir unseren Kunden genau das bieten. Das wirkt sich auch positiv auf die Kundenbindung aus.
 
In diesem Jahr suchte der DDIV Ideen, die die Immobilienverwaltung der Zukunft prägen. Welche Pläne haben Sie für Ihre Immobilienverwaltung? Werden Sie den „PrivatSekretär” erweitern, oder arbeiten Sie vielleicht bereits an neuen innovativen Ideen?

Von Verwaltungen wird künftig weitaus mehr als nur die klassische kaufmännische Verwaltung verlangt. Mehr und mehr wird der Verwalter zum „Allrounder”. Da wir kundenorientiert arbeiten wollen und die Marktänderungen bereits länger beobachten, sind wir natürlich sehr daran interessiert für beide Seiten Mehrwerte zu generieren. Da bleibt es nicht aus an neuen Ideen zu arbeiten. Einige davon werden sicherlich bereits in den Kinderschuhen wieder verworfen. Andere jedoch haben großes Potenzial.
 
Sie setzen stark auf digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen. Welche Potenziale für unsere Branche sehen Sie in der Digitalisierung?

Das größte Potenzial sehen wir in der Schnelligkeit sowie in der Kommunikation. Alle Kunden, da nehme ich mich nicht aus, möchten, dass ihr Anliegen zeitnah bearbeitet wird. Dass hier entsprechende Informationen zu dem jeweiligen Bearbeitungsstand geliefert werden sollen, ist selbstverständlich. Durch die Digitalisierung erhalten beide Bereiche enormen Anschub. Für beide Seiten ist es so möglich ohne großen Aufwand Wünsche und Informationen abzusetzen. Egal wo man sich befindet. Genau das ist es, was den großen Vorteil bringt.
 
Über die Apropos-Service GmbH & Co. KG sind Sie Mitglied in den Erfahrungsaustauschgruppen des DDIV. Gewinnen Sie hieraus Anreize und Inspirationen für Ihre tägliche Arbeit?

Bereits in den vergangenen Jahren haben wir die Erfahrungsaustauschgruppen intensiv genutzt. Hier bietet sich die Möglichkeit Erfahrungen mit Kollegen auszutauschen und das in einer angenehmen Atmosphäre. Durch die Gespräche erhält man unter anderem auch einen anderen Blickwinkel auf einzelne Themen. Das ist sehr hilfreich.

Der Innenausschuss im Deutschen Bundestag hat den Weg für die geplante Novellierung des Zensusvorbereitungsgesetzes 2021 frei gemacht. Der entsprechende Gesetzentwurf (BT-Drs.: 19/3828) wurde am 17. Oktober im Parlament verabschiedet. Bereits 2016 legte die Regierung den entsprechenden Entwurf vor.

Die Volkszählung soll, wie bereits 2011, auch eine Gebäude- und Wohnungszählung umfassen. Dabei werden verschiedene Merkmale abgefragt wie Art des Gebäudes und Wohnfläche. Auskunftspflichtig sind neben Eigentümern auch WEG-Verwalter. Der Zensus 2021 geht auf eine EU-Vorgabe zurück, nach der die Mitgliedsstaaten regelmäßig statistische Daten über die Bevölkerungs- und Wohnungsentwicklung übermitteln müssen.

Für einen unbürokratischen und erfolgreichen Zensus sind allerdings noch verschiedene praktische Probleme zu beseitigen, die der DDIV dem Statistischen Bundesamt bereits aufzeigte.

Verwaltungen können energetischen Zustand nicht abbilden

Immobilienverwaltungen erheben die Daten der rund neun Millionen Eigentumswohnungen in Deutschland, bereiten sie auf und übermitteln sie an die Statistischen Landesämter. So leisten sie einen wesentlichen Beitrag für die Datenvalidität der Zählung. Ein Vorschlag der Umweltministerkonferenz zielt nun darauf ab, die Erhebungsmerkmale des Zensus 2021 auf den energetischen Zustand des Gebäudes auszudehnen. Zwar ist es begrüßenswert, eine breite Datenbasis zum energetischen Standard des Gebäudebestandes erhalten zu wollen. Doch Verwaltungen können diese Daten nicht bereitstellen.

Energieausweise haben nur eine begrenzte Aussagekraft, eine Erhebung durch die Auswertung von Verbrauchszahlen wäre mit erheblichem administrativem und finanziellem Aufwand verbunden. Gutachten zum energetischen Zustand des Gebäudes sind wiederum für Eigentümer äußerst kosten- und zeitintensiv und daher schon unter logistischen Gesichtspunkten kaum zu realisieren. Hier gilt es nun gemeinsam an einer tragfähigen Lösung zu feilen.

Zeitlichen Vorlauf beachten

Der Zensusstichtag wird laut Statistischem Bundesamt voraussichtlich im Mai 2021 liegen. Immobilienverwaltungen aber erstellen in der ersten Jahreshälfte stets die Abrechnungen für das vergangene Jahr, halten Eigentümerversammlungen ab und bereiten Beschlüsse und deren Umsetzung vor. Wegen dieses enormen Arbeitsaufwands in der ersten Jahreshälfte ist ein zeitlicher Vorlauf von mindestens zwei Jahren für das fristgerechte Bereitstellen der Daten notwendig.

Direkte Ansprache frühzeitig planen

Verwaltungen können aus ihren Stammdaten meist keine Angaben zu den einzelnen Wohnungen treffen, die sich im Sondereigentum befinden. Dazu gehören beispielsweise Namen und Anzahl der Bewohner und Fläche der Wohnung. Solche Angaben können nur von den Bewohnern selbst gemacht werden. Die Möglichkeit, zur direkten Ansprache der Eigentümer und Bewohner separate „objektbezogene Eigentümerlisten” zu erstellen und dem jeweiligen Statistischen Landesamt zuzuleiten, sollte frühzeitig und direkt den Verwaltungen vorgeschlagen werden.

DSGVO wirkt sich auf Zensus aus

Mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung unterliegen Immobilienverwaltungen strengen Anforderungen an das Erheben und Weitergeben personenbezogener Daten. Daher muss im Vorfeld zwingend eine rechtssichere und verbindliche juristische Einschätzung der Handhabung im Rahmen des Zensus vorliegen. Ansonsten müssten Verwaltungen millionenfach die Erlaubnis zur Datenübermittlung einholen. Ein juristisches Gutachten ist zudem erforderlich, wenn die Unternehmen Daten von Mietern übermitteln sollen. Denn bei einer reinen WEG-Verwaltung besteht keine direkte Geschäftsbeziehung zwischen Verwaltung und Mietern.

Meldepflicht für Immobilienverwalter nicht zielführend

Eigentümerwechsel, Erbfälle, Mietverhältnisse – Eigentümern sind diese Variablen bekannt, Verwaltungen hingegen häufig nicht. Daher ist die Meldepflicht für WEG-Verwalter nicht zielführend. Deutlich sinnvoller wäre die Meldepflicht dem Eigentümer zugeordnet. Das würde nicht nur die Verwaltungen entlasten, sondern auch die Qualität der Datenerhebung steigern.

Um illegalen Vermietern Herr zu werden und die Zweckentfremdung von Wohnraum  einzudämmen, lässt die Stadt München nichts unversucht: Wohnungseigentümern, die illegal z. B. an Touristen vermieten, drohen bereits hohe Bußgelder bis hin zur Ersatzzwangshaft (der » DDIV berichtete…). Nun setzt die Stadt zusätzlich auf das Finanzamt.

Um Zweckentfremdungen aufzudecken, will das Sozialreferat vermutete illegale Vermietungen an das Finanzamt melden. Bei der Vermietung von Wohnraum über Onlineportale läge der Verdacht nahe, dass die Vermieter Einnahmen nicht ordnungsgemäß versteuern, so die zuständige Sozialreferentin. Dadurch gingen der Stadt Steuereinnahmen in beträchtlicher Höhe verloren.

Das Zweckentfremdungsverbot ist umstritten

Nicht nur die bayerischen Städte kämpfen mit Wohnraummangel und zweckentfremdeten Mietwohnungen. Auch in Berlin, Freiburg und Stuttgart gilt seit einigen Jahren das sog. Zweckentfremdungsverbot. Vermietern, die ihre (meist zentral) gelegenen Wohnungen als Ferienwohnungen vermieten und somit dem Mietwohnungsmarkt entziehen, drohen – je nach Stadt – Bußgelder in Höhe bis zu 100.000 Euro. In Hamburg und Berlin müssen sich Anbieter registrieren lassen. München setzt seit Januar 2018 zudem auf die Mithilfe der Bürgerinnen und Bürger: Über eine Onlineplattform können sie illegale Vermietungen melden. Ob das Gesetz ein wirklungsvoller Hebel ist, um den Wohnraummangel insbesondere in Großstädten wirksam zu bekämpfen, ist jedoch umstritten.